Pandemia ogłoszona w marcu 2020 roku, a także idące w ślad za nią ograniczenia i zakazy diametralnie zmieniły sytuacje polskich firm. Wielu pracowników zaczęło pracować z domu. Wynikało to m.in. z przymusu opieki nad dziećmi, jak również z braku dostatecznej ilości miejsca w siedzibie firmy.
Wprowadzenie pracy zdalnej w małej firmie z jednej strony jest bardzo trudne. Pracownicy nie są przyzwyczajeni do home office, brakuje im organizacji czasu i samodyscypliny, pracodawcy za to odczuwają brak bezpośredniej kontroli. Z drugiej strony przy małym zespole, firma nie musi inwestować w drogie narzędzia ułatwiające zarządzanie.
3 sposoby na rozliczenie pracy zdalnej w małej firmie
- Rozliczenie godzinowe – śledzenie aktywności użytkownika na komputerze.
Pracownicy rozpoczynają pracę o tej samej porze co zwykle, a ich działania kontroluje specjalne narzędzie zainstalowane na komputerze. Śledzi każdy ruch i aktywność, a dane przesyła do systemu, do którego stały wgląd ma przełożony.
2. Praca zadaniowa – planowanie pracy i bieżące raportowanie
Pracownicy sami organizują swoją pracę lub robią to wspólne z przełożonym. Dodają zadania w liście do realizacji, telekonferencje w harmonogramie. Rozpoczynając pracę nad zadaniem przenoszą je do listy 'w realizacji”, raportując przy tym czym aktualnie się zajmują. Po zrealizowaniu, przenoszą zadanie do listy zakończone.
Pracodawca ma stałą stały wgląd w zadania pracownika i może przeanalizować zebrane na jego koncie dane. Jednocześnie bez „twardej” kontroli pracownik buduje w sobie motywacje i odpowiedzialność za swoje projekty.
3. Projektowa – rozliczenia na postawie efektów
Nieważne gdzie i ile pracują członkowie Twojego zespołu. Umawiacie się na konkretne efekty w konkretnym czasie. Niesamowicie ważne jest tu zaufanie i transparentność. Każda ze stron powinna jasno określić swoje oczekiwania, a także czas w jakim przekazane będą efekty pracy.
Narzędzia do zarządzania pracą zdalną w małej firmie
W ofercie Polskiej Grupy IT znajduje się system StartStop dedykowany małym i średnim firmom. Jego zaleta to m.in. dostępność. Od ręki możemy założyć 14 dniowe, bezpłatne konto testowe dla 10 pracowników.
Pozwala ewidencjonować i rozliczać zadania pracowników, a jednym z jego dodatkowych modułów jest aplikacja do śledzenia aktywności użytkowników na komputerze.
Zamów szczegółową prezentację i odbierz kod rabatowy na pierwsze zakupy
Perspektywa pracodawcy
Analizując przedstawione sposoby, spróbujmy postawić się w roli właściciela małej firmy, pracującego najczęściej w tym samym miejscu co pracownicy. Ma dużo większe przywiązanie do każdej wydanej złotówki, niż właściciel wielkiej firmy, zatrudniający managerów, bezpośrednio nie stykający się z zatrudnionymi zespołem.
Chce wiedzieć na co idą jego pieniądze. Szczególnie w dobie kryzysu potrzebuje pewności, że jego pracownicy stają na wysokości zadania i razem z nim walczą o utrzymanie firmy, jak najlepiej wywiązując się ze swoich obowiązków.
W firmach, gdzie do tej pory nie pracowano zadaniowo, trudniej przestawić się na pracę zdalną. Problem leży zarówno po stronie pracownika jak i pracodawcy lub przełożonego. System, w którym bezpośrednia kontrola, oraz praca godzinowa były podstawą uczciwego rozliczenia, jest oparty na bardzo kruchych postawach.
Od czego zależy prawdziwa efektywność? Jak wartościowi dla firmy są prawnicy, którzy sami nie potrafią zorganizować sobie pracy? Czy celem przełożonych nie powinna być inwestycja w środowisko umożliwiające wzrost efektywności i samodyscypliny pracowników? Pewne zmiany wymagają czasu, ale obecna sytuacja może okazać się właściwym katalizatorem.
Perspektywa pracownika
Home office wymaga ogromnej samodyscypliny. Nie wszyscy mają do tego predyspozycje. Jeśli dochodzi to tego przemęczenie, opieka nad dziećmi, naprawdę ciężko o mobilizację.
Często pracownicy odczuwają presję niewypowiedzianego przez pracodawcę zdania „ Za co ja Ci właściwie płacę”?. Presja jest w sytuacji kryzysu jeszcze większa. Mimo to każda forma kontroli, raportowanie pracy, często spotyka się z wewnętrznym oporem, mimo, że to jest właśnie najlepsza forma rozliczenia z przełożonym.
Wynagrodzenie wypłacane na podstawie przepracowanych godzin jest wbrew pozorom łatwiejsze. Przychodząc do biura zaczynamy pracę, kończymy wychodząc. Często nikt nie pyta co zrobiliśmy w między czasie.
Praca zdalna to praca zadaniowa. Wymaga samodyscypliny, o którą trudno nawet pod nadzorem.
Jeśli zależy nam na transparentnym rozliczeniu, niepozostawiającym żadnym wątpliwości co do naszej efektywności i podstaw do wynagrodzenia, musimy ewidencjonować wykonywane zadania, oraz samemu organizować swój dzień.
Podsumowując praca zdalna może stać się rzeczywistością dla wielu firm. Kluczowe dla jej efektywności jest nastawienie zarówno pracodawcy jak i pracownika, a także odpowiednie narzędzia.