Czas to pieniądz – znamy wszyscy to powiedzenie, ale mam wrażenie, że jeszcze do niedawna nie miało właściwego wydźwięku, szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach. Co więc miało znaczenie? Prosty rachunek zysków i strat. Jeśli jestem na plusie, to znaczy, że wszystko jest w porządku. Firma ma przynosić zyski, a optymalizacje i analizy pozostawiane są na „gorsze czasy”. Dopóki jest praca, zlecenia, klienci, pieniądze – wszystko się zgadza.
Rachunek zysków i strat
Sytuacja zmienia się dynamicznie. Wzrasta koszt zatrudnienia pracownika (wypłaty, składki, benefity), zleceń przybywa, a firma nagle przestaje być wydajna. Zatrudnia się więc kolejne osoby.
W Polsce wciąż pokutuje zasada z wcześniejszego ustroju, że jeśli pracownik jest w miejscu pracy, to oznacza, że pracuje, ale niekoniecznie ma to odzwierciedlenie w rzeczywistości. Scenariuszy może być wiele. Na przykład zatrudniony nie robi prawie nic, lekceważy obowiązki lub wręcz przeciwnie, zadań ma tak dużo, że się nie wyrabia i zabiera pracę do domu. Czy w obydwu przypadkach może ucierpieć na tym firma? Tak – jeśli zadania nie są realizowane na czas, wtedy Klienci przestają być zadowoleni.
Jak ma się do tego korelacja czasu i pieniędzy w firmach zarabiających na świadczeniu usług dla innych podmiotów? Według mnie jest kluczowa z perspektywy właściciela firmy i problemów z jakimi codziennie się mierzy:
- Problem z wyceną – na jakiej podstawie wyceniamy koszty realizacji umowy?
- Opłacalność umów – fakt przynoszenia przychodu nie oznacza, że mogą być one adekwatne do kosztów.
- Optymalizacje – co pomoże podnieść dochody i pozwoli na podpisywanie korzystniejszych umów w przyszłości?
Czas, a realne pieniądze
Odpowiedzi na te pytania nie są teoretyczne, ale są efektem wielu doświadczeń. Tytuł tego artykułu to cytat jednego z naszych Klientów. Wydaje się radykalny? Być może, ale przyniósł znaczący wzrost dochodów w krótkim czasie. -> przejdź do case study.
- Zacznij traktować czas jako ważny zasób Twojej firmy.
- Zapisz średnie, godzinowe wynagrodzenie w Twojej firmie i zadaj sobie pytanie ile ze 160 godzin miesięcznie jeden pracownik może „zmarnować”? Przemnóż raz przez zapisaną wartość, a drugi przez ilość pracowników. Póki nie zobaczysz tej liczby to nie zrozumiesz naprawdę wartości dobrej organizacji pracy.
- Kolejna liczba to suma „zmarnowanych” godzin. Czy wychodzi z tego etat? Czy mógłbyś zaoszczędzić te pieniądze zatrudniając jedną osobę mniej?
- Ewidencjonuj czas każdej rozmowy telefonicznej, maila, spotkania i innych zadań realizowanych dla Klientów. Ponownie przemnóż przez koszt godziny pracy i sprawdź czy kwota na umowie nadal wychodzi na plusie.
Rozliczanie z Klientami na podstawie ewidencji czasu trwania zadań
Wycena usług zawsze jest trudna. Firmy przyjmują różne rozwiązania. My proponujemy rozliczenia na podstawie rzeczywistego czasu przepracowanego dla Klienta.
Wiemy doskonale, że jest to sporny temat. Nasza wiedza opiera się jednak na rozmowach z naszymi obecnymi, ale też niedoszłymi Klientami oraz na własnych doświadczeniach.
W Polsce za pracę nie uznaje się np. „krótkiej” konsultacji telefonicznej, czy komunikacji mailowej. Pytanie brzmi ile czasu pracownicy na to poświęcają?
Według zebranych przez nas danych całkiem sporo. Niestety z perspektywy właściciela jest to czas faktycznie stracony. Być może Klient będzie zadowolony, ale i tutaj zastosowanie znajduje zasada Pareto. 20% Klientów przynosi 80% zysków. Klienci którzy przynoszą 20% zysku najczęściej zabierają 80% czasu. Warto zastanowić się na rentownością umów z nimi.
Najlepiej do takiej analizy zebrać rzetelne dane.
Nie musicie Państwo od razu wprowadzić rozliczenia na postawie czasu. Wystarczy przez jakiś czasu mierzyć go i sprawdzić jak to wygląda w Państwa firmie.
System StartStop został stworzony właśnie z taką myślą. Jak to wygląda w uproszczeniu?
- Dodajemy Kontrahentów.
- Przed rozpoczęciem pracy dodajemy lub wybieramy zadanie, które możemy na wiele sposobów skonfigurować (terminy realizacji, załączniki, opisy, projekty, powiadomienia).
- Rozpoczynamy bieg czasu przyciskiem START, a przyciskiem STOP zatrzymujemy rejestracje.
Co otrzymujemy? Wykorzystując moduł Analizy danych, niezliczoną ilość raportów, m.in. sumę czasu pracy.
Jak wygląda rozliczanie Klientami? Pod koniec miesiąca generujemy szczegółowy raport i dołączamy go do faktury. Mamy tam wszystko. Zadania, osobę kontaktową, szczegóły, datę rozpoczęcia i zakończenia, a co za tym idzie czas jego trwania. Więcej informacji znajdziecie Państwo na stronie opisującej funkcje systemu StartStop.
Jeśli wyjdziemy z założenia, że wprowadzamy taki model ponieważ szanujemy czas Klientów, ale chcemy żeby oni szanowali nasz, to obie strony są zadowolone z efektów Zachęcam do skorzystania z 14 dniowego, bezpłatnego konta testowego lub do bezpośredniego kontaktu.
Umów się na bezpłatną konsultację z jednym z naszych specjalistów
Poznaj możliwości systemu StartStop