Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie niezbędne praktycznie w każdej nowoczesnej firmie. Jest szczególnie przydatny w przedsiębiorstwach wielooddziałowych lub zatrudniających pracowników zdalnych. W odróżnieniu od papierowej wersji, faktura elektroniczna nie ulegnie zniszczeniu lub nie zagubi się wśród innych dokumentów. W systemie możemy bez trudu ją odnaleźć według dowolnych cech. Co więcej dodanie nie będzie wymagało zbyt dużego zaangażowania pracownika, więc zwiększamy prawdopodobieństwo, że dokument trafi do obiegu bez opóźnień. SaldeoSMART to system łatwy we wdrożeniu i prosty w obsłudze, a przy tym koszt utrzymania jego jest rekordowo niski w relacji do korzyści biznesowych dla firmy.
Dlaczego warto zainwestować w elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART dla firm?
SaldeoSMART to więcej niż elektroniczne repozytorium oraz obieg dokumentów. Treść faktur jest odczytywana przez system OCR, a następnie eksportowana do systemu finansowo-księgowego. Saldeo pozwala również generować przelewy elektroniczne (w tym split payment) oraz weryfikować kontrahentów pod kątem “aktywności VAT” oraz “białej listy rachunków VAT”.
W firmach z wieloma oddziałami, obieg papierowy faktur generuje wiele pomyłek oraz opóźnień. Pracownicy zdalni lub terenowi często pojawiają się w oddziale tylko po to żeby zostawić dokumenty. Jest to strata czasu i pieniędzy firmy, podobnie jak w przypadku zatrudniania osoby, która przejmie te dokumenty i prześle do działu księgowości. Często wiąże się to z poważnymi opóźnieniami w obiegu faktur kosztowych, a niejednokrotnie z ich zagubieniem, a co za tym idzie bieżąca kontrola kosztów i wynikających z nich zobowiązań staje się niemożliwa.
Zalety i korzyści elektronicznego obiegu dokumentów w firmie:
- Wszystkie dokumenty na czas trafiają do obiegu w postaci elektronicznej oraz są dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników.
- Minimalizacja sytuacji wymagających korekty dokumentów z powodu błędów formalnych
- Możliwość bieżącej kontroli zobowiązań oraz wykonywania masowych przelewów.
- Ścieżka akceptacji kosztów jest uporządkowania
- Transparentność i kontrola wydatków w firmie
- Brak konieczności angażowania dodatkowych, zbędnych osób w proces obiegu dokumentów.
- Oszczędność czasu, a tym samym pieniędzy
Jak działa elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART dla firm?
Dokumenty elektroniczne w formacie PDF należy dodać bezpośrednio do systemu, używając aplikacji stacjonarnej w przeglądarce internetowej lub aplikacji mobilnej na smartfonie. Można je też wysłać pocztą elektroniczną na dedykowany adres e-mail.. Z kolei skany faktur papierowych trafiają do systemu bezpośrednio ze skanera do systemu. SaldeoSMART już na tym etapie odczyta z nich kluczowe dane: kontrahenta, numer i daty, pozycje towarowe oraz kwoty i stawki VAT.
Dokumenty, które trafiły do obiegu, szczególnie te związane z kosztami wymagają opisu merytorycznego osoby uprawnionej, jednocześnie zatwierdzającej koszt. Następnie dział księgowości potwierdza poprawność dokumentów. Przed dekretacją dokumentów księgowych, zarząd może dokonać ostatecznej akceptacji oraz zlecić wykonanie przelewu
Obecnie Saldeo jest zintegrowany z ponad 30-toma najpopularniejszymi programami księgowymi i systemami ERP, min Asseco WAPRO Fakir i Kaper oraz enova365.
Ile kosztuje elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART dla firm?
SaldeoSMART oferuje swoim Klientom 4 pakiety rozwiązań dla firm, które można ze sobą swobodnie łączyć.
3. Moja Firma
Dlaczego warto współpracować z Polską Grupą IT?
Ceny poszczególnych pakietów są uzależnione od ilości Użytkowników, a także formie zakupu. Dostępne są wersje: Online (dane są przechowywane w Data Center BrainSHARE), Lokalna oraz Korporacyjna (dane przechowywane na serwerach własnych firmy).
Najtańszą wersją jest licencja Online. Cena pakietu elektroniczny obieg dokumentów wynosi 450 zł/ miesiąc. Kwoty podane w oficjalnym cenniku Saldeo mogę się różnić, w zależności od Partnera SaldeoSMART, który przeprowadzi ostateczne wdrożenie.
Polska Grupa IT jest oficjalnym Partnerem i dystrybutorem SaldeoSMART. Naszym Klientom zapewniamy nie tylko profesjonalne wdrożenie, czy bezpłatne konsultacji, ale również atrakcyjne ceny.
W naszej ofercie znajdują się również inne programy dla firm, a także sprzęt i usługi. Jesteśmy Złotym Partnerem Asseco WAPRO, w związku możemy zagwarantować kompleksowe usługi i pomoc w zakresie integracji SaldeoSMART z Asseco WAPRO Kaper i Fakir.
Webinarium – prezentacja elektronicznego obiegu dokumentów w firmie zintegrowanego z oprogramowanie wapro erp
18.11.2021 godzi.10:00
Zarejestruj się na bezpłatną prezentację online
Agenda
- Czym jest obieg dokumentów?
- Systemowe podejście skracające czas przepływu dokumentów do księgowości
- Podstawy prawidłowej organizacji pracy i rozdzielania zadań przy wykorzystaniu obiegu