Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w dniu 1 lipca 2024 roku, polscy przedsiębiorcy staną przed nowym wyzwaniem związanym z wystawianiem i przyjmowaniem e-faktur. KSeF umożliwi wystawianie faktur elektronicznych bez konieczności uzyskania zgody odbiorcy. Chociaż ta zmiana ma na celu usprawnienie procesu rozliczeń, może przynieść ze sobą pewne wątpliwości.
Dlaczego brak zgody odbiorcy może być problemem?
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF otwiera drzwi dla różnych potencjalnych problemów.
- Pierwszym z nich jest koszt. W przypadku nieautoryzowanych lub błędnych faktur, przedsiębiorca może znaleźć się w sytuacji, w której płaci za coś, czego nie zamówił, lub niewłaściwie nalicza podatek VAT. To może prowadzić do strat finansowych i kłopotów księgowych.
- Drugim potencjalnym problemem są kwestie księgowe i prawne. Jeśli na fakturze pojawią się podejrzane towary lub transakcje, firma może narazić się na ryzyko ewentualnych konsekwencji prawnych.
Jakie zadania czekają księgowych?
Księgowi będą musieli zmierzyć się z wyzwaniem dekretacji faktur bez potwierdzenia od pracowników firmy, że faktura jest poprawna i zgodna z umową lub zamówieniem. Odpowiedzialność za właściwą dekretację i księgowanie leży po ich stronie, dlatego potrzebują narzędzia, które ułatwi pracę i zabezpieczy ich przed możliwymi problemami w przypadku błędnych faktur kosztowych.
Rozwiązanie – „miniobieg KSeF” w SaldeoSMART
SaldeoSMART stworzyło „miniobieg KSeF” – system statusów dla faktur pobranych z KSeF, który jest dostępny zarówno dla księgowości, jak i pracowników firmy. Oprogramowanie zapewnia jasny komunikat o tym, czy faktura jest gotowa do dekretacji i płatności. Ponadto chroni księgowość przed nieautoryzowanym działaniem na dokumentach.
Przedsiębiorcy, księgowi i pracownicy firm mają teraz narzędzie, które pomoże im skutecznie zarządzać e-fakturami w obliczu obowiązkowego KSeF. „Miniobieg KSeF” dostarcza elastyczne i intuicyjne rozwiązanie, które pozwala na kontrolowanie procesu dekretacji i płatności e-faktur, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami.
Statusy w „miniobiegu KSeF”
„Miniobieg KSeF” umożliwia oznaczenie danej faktury jako:
- Zatwierdzona: Faktura została zatwierdzona i jest gotowa do dekretacji i płatności.
- Odrzucona: Faktura została odrzucona i wymaga wyjaśnienia lub poprawek.
- Nieoznaczona/pusta: Faktura nie została jeszcze oceniona.
Status może być nadany zarówno przez biuro rachunkowe/księgowość, jak i użytkowników pracujących na koncie firmy. To elastyczne podejście pozwala dostosować proces akceptacji faktur do indywidualnych potrzeb każdej firmy.
Gdzie nadać status?
Aby zapewnić wygodę użytkownikom, „miniobieg KSeF” oferuje trzy miejsca, w których można nadać odpowiedni status dla faktury pobranej z KSeF:
- Szczegóły dokumentu – możesz to zrobić na poziomie pojedynczej faktury, dokładnie sprawdzając każdą z nich.
- Lista dokumentów w operacjach zbiorczych – jeśli chcesz dokonać szybkiej oceny wielu faktur naraz, możesz to zrobić z poziomu listy dokumentów.
- Przegląd kompletu dokumentów na koniec miesiąca – jeśli masz zwyczaj sprawdzania faktur na koniec miesiąca, system umożliwia przeglądanie i oznaczanie faktur zbiorczo.
Zaadaptuj się do obowiązkowego KSeF już teraz!
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF będzie dużym wyzwaniem dla firm, ale dzięki „miniobiegowi KSeF” mają one narzędzie, które pomaga w skutecznym i bezpiecznym zarządzaniu fakturami kosztowymi w nowym środowisku elektronicznych faktur.
SaldeoSMART jest gotowe, aby wesprzeć przedsiębiorców i księgowych w tym nowym etapie rozwoju rachunkowości elektronicznej. Zyskaj pewność i kontrolę nad procesem księgowania „miniobiegiem KSeF” – my zajmiemy się resztą!
W Polskiej Grupie IT wspieramy naszych klientów w następujących obszarach:
- Doradztwo w zakresie doboru skutecznych i sprawdzonych rozwiązań IT.
- Wdrożenia zaawansowanych rozwiązań IT dla firm, w tym SaldeoSMART – elektronicznego obieg dokumentów i faktur, połączonego z OCR.
- Szkolenia pracowników oraz nauka pracy z nowoczesnym oprogramowaniem.
- Pomoc zdalna i stała opieka serwisowa.