Biura rachunkowe stanowią dużą grupę klientów Polskiej Grupy IT. Oferujemy im zarówno wsparcie informatyczne, sprzęt, systemy ERP ale również inne oprogramowanie wspierające i ułatwiające ich codzienną pracę. Jeden z naszych klientów, pracujący na oprogramowaniu Asseco Wapro poszukiwał rozwiązania, które pomogłoby mu zwiększyć efektywność pracy jednocześnie oszczędzając czas.
Potrzeby:
- zwiększenie efektywności pracowników
- oszczędność czasu
- usprawnienie procesu wymiany dokumentów z Klientami
- sprawniejsza komunikacja z Klientami
- narzędzie musiało być zintegrowane z Asseco Wapro
Rozwiązanie
U klienta został wdrożony Pakiet SaldeoSMART Odczyt Dokumentów oraz pakiet Komunikacji z klientem.
Pakiet odczytu dokumentów w ogromnym stopniu skrócił czas rejestracji faktur kosztowych klienta w systemie WAPRO FAKIR, a także wyeliminował pomyłki użytkownika w tym procesie.. Optymalizację uzyskujemy głównie dzięki zaawansowanej funkcji OCR (rozpoznawanie tekstu), która wyręcza księgowego z czytania treści zawartych na wydruku faktury. Skuteczność prawidłowego odczytu treści sięga 97%. zadaniem księgowego pozostaje weryfikacja prawidłowości odczytu, wskazanie konta księgowego oraz docelowego dziennika w przypadku eksportu do systemu WAPRO FAKIR. W przypadku powtarzających się faktur od jednego dostawcy system inteligentnie podpowiada dekretację na podstawie historii. Właściwie większość pracy związanej z rejestracją dokumentów została przeniesiona do internetowego systemu SaldeoSMART. Faktury są następnie importowane do systemu Asseco WAPRO (FAKIR lub KAPER) i tam biorą udział w dalszym przetwarzaniu, związanym z raportowaniem, deklaracjami podatkowymi, obowiązkiem JPK oraz innymi obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa.
Ogromnym usprawnieniem jest również zaangażowanie klienta biura rachunkowego w proces rejestracji i przetwarzania faktur. Klient może uzyskać zdalny dostęp do repozytorium własnych dokumentów przechowywanych w systemie przez okres 6 lat. Może na bieżąco samodzielnie rejestrować i opisywać nowe faktury, a także odszukiwać historyczne dokumenty według różnych kryteriów. Ma też możliwość prowadzenia uproszczonych rozrachunków, generując elektroniczne przelewy (w tym podzielona płatność) bezpośrednio do banku. System umożliwia mu również przed złożeniem przelewu automatyczną kontrolę „białej listy rachunków VAT”.
Taki model współpracy daje największe korzyści obu stronom. Bieżąca komunikacja klienta z księgowym zostaje przeniesiona do wnętrza systemu, zamiast do osobnych maili lub telefonów. Tworzy się historia dialogu na temat konkretnych dokumentów. Największą korzyścią dla biura jest równomierny rozkład pracy z dokumentami na przestrzeni miesiąca. Faktury kosztowe spływają do biura na bieżąco i nie giną po drodze.
Klienci mogą też dostarczać dokumenty do biura rachunkowego pocztą elektroniczną na specjalną skrzynkę pocztową, załączając faktury jako załączniki PDF. Tak wysłane faktury trafiają do systemu w sposób automatyczny i w ciągu ok. 15 minut są dostępne w biurze do dalszego przetwarzania.
Najmniej efektywnym procesem jest oczywiście dostarczanie przez klienta klasycznych wydruków papierowych, ponieważ biuro nadal ma problem z terminowością dostarczania dokumentów. Jednak i tutaj można uzyskać pewien stopień optymalizacji dzięki zastosowaniu szybkiego skanera, który zapisuje skany w plikach na dysku sieciowym. Te z kolei są cyklicznie pobierane do systemu w sposób automatyczny.
Bardziej wymagającym klient, zwłaszcza z segmentu usług, biuro rachunkowe może zaoferować dodatkowe funkcjonalności systemu w ramach licencji „Pakiet komunikacji z klientem”, które rozszerzają zakres komunikacji klienta z biurem. Może być to wartość dodana, dostarczana klientowi w ramach standardowej lub dodatkowej usługi, która wyróżni ofertę biura rachunkowego na tle konkurencji.
Poniżej lista kluczowych funkcjonalności pakietu:
- Moduł do fakturowania dla Klientów biura – wiele rodzajów faktur (VAT, zaliczek, korekt…)
- Elektroniczne archiwum dokumentów kadrowych (e-akta) – Akta osobowe pracowników (umowy, aktualne zaświadczenia, wnioski urlopowe czy badania)
- Wystawianie dokumentów KP, KW oraz generowanie Raportów Kasowych
- Przesyłanie rozliczeń księgowych – automatyczna wysyłka zamiast pisania maili czy wykonywania telefonów. Dzięki temu tworzy się historia wyników firmy, należnych podatków oraz składek ZUS
- Kontrola płatności podatków i ZUS wraz z przypomnieniami
- Graficzne wykresy z rozliczenia z klientami
- Bieżący bilans zysków i strat – system na bieżąco prezentuje Klientowi szacunkowy wynik firmy w danym miesiącu.
Przeprowadziliśmy kompleksowe wdrożenie oraz szkolenia z obsługi oprogramowania poczynając od konfiguracji firm w SaldeoSmart po zdefiniowanie zaawansowanych schematów księgowania w aplikacjach FK. W przypadku systemu Fakir zostało obsłużone 100% przypadków księgowań m.in. obsługa kosztów pojazdu, rozksięgowania przy różnych odliczeniach VAT. Dodatkowo prawidłowo zostało obsłużone księgowania firm które nie są płatnikiem VAT. Krótki czas wdrożenia spowodował, że biuro mogło rozpocząć pracę z Saldeo jeszcze tego samego dnia.
Podsumowanie rezultatów
Zastosowane rozwiązania spowodowały istotną redukcję kosztów i usprawnienie pracy biura w następujących obszarach:
- istotne ograniczenie kosztów pracy, związanych z czasem poświęcanym na rejestrację i przetwarzanie faktur kosztowych i sprzedażowych;
- równomierny rozkład obciążenia pracą w biurze w skali miesiąca, dzięki udostępnieniu klientom szybkich, elektronicznych kanałów dostarczania dokumentów do biura rachunkowego;
- obniżenie kosztów komunikacji z klientem (telefony, maile), dzięki elektronicznej wymianie dokumentów, komunikacji i raportowaniu („Panel komunikacji z klientem”).
Powyższe czynniki spowodowały, że szacowany czas obsługi księgowej dla przeciętnego klienta skrócił się o 40%.
Tak znaczny wzrost produktywności istotnie poprawia rentowność świadczonych usług, a także uwalnia zasoby ludzkie, pozwalając na obsługę większej liczby klientów w tym samym czasie. To są kluczowe czynniki wpływające na rentowność i skalowalność organizacji jaką jest biuro rachunkowe, a co za tym idzie na konkurencyjność rynkową firmy.
Z kolei wartością dodaną dla klientów biura rachunkowego są:
- dostęp do własnych dokumentów oraz raportów finansowych w trybie online 24/7;
- możliwość generowania przelewów elektronicznych i prowadzenia rozrachunków;
- internetowy system do fakturowania sprzedaży i prowadzenia raportu kasowego;
- moduł kadrowy który umożliwia prowadzenie teczek osobowych w aplikacji.